Phần này người học sẽ được làm cách tạo các trích dẫn (citation) và các tài liệu tham khảo (Bibliography) mà Word cung cấp sẵn. Các chức năng này rất quan trọng đặc biệt khi làm báo cáo, tiểu luận, luận văn; thường cuối mỗi tài liệu ta phải làm trích dẫn và tham khảo, ta thường làm cẩu thả và không đúng chuẩn. Chức năng này sẽ giúp người soạn thảo làm đúng chuẩn và giảm thiểu thời gian.
Các chuẩn trích dẫn và nguồn tham khảo Ta cần biết sơ qua một số chuẩn trích dẫn và nguồn tham khảo, hiện nay có nhiều chuẩn khác nhau được sử dụng trên thế giới tùy theo quy định của một tập thể, tổ chức nào đó. Ví dụ: APA (American Psychology Association), IEEE Citation Reference, MLA (Modern Language Association)…
Giả sử viết theo chuẩn APA thì:
- Đối với tài liệu trích dẫn: Sau mỗi đoạn trích dẫn là họ của tác giả, năm xuất bản của tài liệu trích dẫn và trị ví trang (nếu có). (Ví dụ Nguyễn, 2013, Tr.13).
- Đối với nguồn tham khảo: Tùy theo loại tài liệu sẽ có cách viết khác nhau, cụ thể:
- Báo, tạp chí: Họ tên tác giả. (ngày tháng/năm xuất bản). Tên bài báo. Tên tạp chí, vị trí trang.
- Tạp chí khoa học chuyên ngành: họ tên tác giả. (năm xuất bản). Tên bài nghiên cứu. Tên tạp chí khoa học, vị trí trang.
- Tài liệu sách: Họ tên tác giả, (năm xuất bản). Tên sách. Nơi xuất bản (thành phố): Nhà xuất bản.
- Tài liệu từ internet: Họ tên tác giả. (ngày/tháng/năm đăng bài). Tên trang. Ngày/tháng/năm truy nhận thông tin, tên Website: URL
=> Thêm mới nguồn tham khảo
Trước tiên ta phải thêm được tập nguồn tham khảo sẽ được sử dụng trong tài liệu. Ta vào tab References / chọn Insert Citation (trong nhóm lệnh Citations & Bibliography)/ chọn Add New Source…
- Tuỳ theo loại
tài liệu mà các thông tin phải nhập có thể khác nhau.
- Đối với tên
tác giả (Author) chúng ta nhập theo cú pháp: họ, đệm tên.
- Nếu tài liệu là của nhóm tác giả chúng ta đánh dấu chọn vào mục: Corporate Author.
=> Hiệu chỉnh nguồn tham khảo
Để thay đổi thông tin nguồn tham khảo đã tạo trước
đó, ta chọn Manage Sources kế bên
Insert Citation để mở màn hình Source Manager
-
Màn hình
Source Manager
Màn hình này
cho phép ta tìm kiếm, sắp xếp theo thông tin mong muốn và thực hiện một số chức
năng liệt kê bên dưới:
- Copy: Sao chép nguồn tham khảo.
- Delete: Xóa nguồn tham khảo.
- Edit: Hiệu chỉnh nguồn tham khảo.
- New: Thêm nguồn tham khảo mới
=>Sử dụng nguồn tham khảo và trích dẫn
Sau khi đã tạo xong nguồn tham khảo, ta tiến hành sử dụng chúng. Trước tiên ta thiết lập kiểu định dạng trong Style như hình bên (tùy vào mục đích của người sử dụng), ứng với mỗi kiểu khác nhau thì cách thể hiện trong tài liệu sẽ khác nhau.
Để thêm trích dẫn, ta vào Insert Citation/ chọn danh sách mà ta đã tạo lúc trước để thêm trích dẫn.
Ví dụ: “Đây là giáo trình tin học B” (Trần, và những tác giả khác, 2013).
Để thêm tài liệu tham khảo, ta bấm chọn Bibliography/ chọn Insert Bibliography:
Kết quả:
=> Tạo ghi chú – FootNote, EndNote
Ngoài ra Word còn hỗ trợ chức năng FootNote (tạo ghi chú ở cuối trang), chức năng này cũng rất là hữu dụng trong quá trình làm báo cáo, tiểu luận, luận văn.
Ví dụ: Nhìn định dạng trong tài liệu dưới đây:
