Đối với những tài liệu mang tính nhạy cảm thì việc thiết lập chế độ bảo vệ dữ liệu là vô cùng quan trọng. Có nhiều cấp độ bảo vệ tài liệu, ở đây giáo trình sẽ hướng dẫn một số cách bảo vệ tài liệu của người sử dụng:
Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu:
Tại sao ta phải thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu? thường thì khi tài liệu là phiên bản cuối cùng rồi (tức là đã hoàn chỉnh) thì chủ sở hữu tài liệu sẽ đánh dấu cho người đọc biết bằng cách thiết lập Mark as Final.
Cách thiết lập như sau: Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document
/ chọn Mark as Final
Sau khi chọn Mark as Final, sẽ có 2 màn hình xuất hiện
như bên dưới. Chọn OK để thiết lập, chọn Cancel để hủy thiết lập:
Sau khi chọn OK sẽ có thêm một màn hình tiếp theo, ở màn hình này ta tiếp tục chọn OK.
Dưới đây là
màn hình của tài liệu được thiết lập là chỉ đọc, chế độ này người sử dụng sẽ
không thể chỉnh sửa, thêm mới hay là định dạng tài liệu được:
Bấm “Edit Anyway” ở phía bên trên tài liệu để thoát khỏi chế độ chỉ đọc (xem hình trên)
Đây là kiểu bảo mật tài liệu mà tới
99.9% người sử dụng chọn lựa để thiết lập cho những tài liệu có dữ liệu nhạy cảm,
độc giả cũng nên chọn kiểu bảo mật này.
Cách thiết lập: Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document
/ chọn Encrypt with Password:
Sau khi chọn “Encrypt with Password”, Word sẽ yêu cầu ta nhập 2 lần mật khẩu, tại 2 lần nhập mật khẩu này ta phải nhập giống nhau. Theo kinh nghiệm thì bạn nên nhập mật khẩu có chứa đồng thời: Chữ, số, ký hiệu; tránh lấy mật khẩu là tên hay ngày tháng năm sinh hay số điện thoại vì như vậy rất dễ bị lộ:
-Màn hình nhập mật khẩu lần thứ 1:
-Nhập mật khẩu rồi bấm OK sẽ xuất hiện màn hình
nhập mật khẩu lần 2:
-Sau khi nhập 2 lần mật khẩu thành công, để kiểm
tra lại ta đóng tài liệu hiện tại sau đó mở lại tài liệu này, Word sẽ yêu cầu
ta nhập mật khẩu để xem:
Bạn chú ý phải
nhớ mật khẩu đã nhập, nếu như bạn quên thì không thể mở được tài liệu vì Word
có cơ chế bảo mật tài liệu rất cao.
Sau khi thiết lập mật khẩu rồi, nếu muốn tháo bỏ mật khẩu thì ta chỉ cần vào lại màn hình thiết lập mật khẩu, ta chỉ việc xóa mật khẩu đi (để trống) rồi nhấn OK.
Cấp độ bảo mật
này cao hơn “Thiết lập thuộc tính chỉ đọc
cho tài liệu”, trường hợp này người sử dụng muốn thay đổi hay định dạng lại
dữ liệu thì bắt buộc phải nhập mật khẩu. Tính năng này rất quan trọng nó giúp bảo
quản được thông tin cuối cùng của tác giả, tránh được những điều đáng tiếc khi
có ai đó cố tình phá dữ liệu.
Các bước làm
như sau:
-Bước 1:
Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document/ chọn Restrict
Editing (xem hình 1.31):
Sau khi chọn Restrict Editing, Word sẽ cung cấp màn
hình Restrict Formating and Editing
cho phép ta thiết lập chế độ bảo mật tài liệu (hình 1.32):
-Bước 2:
Trường hợp sử dụng nhiều nhất vẫn là không cho phép người đọc chỉnh sửa dữ liệu,
trong hình 1.32 ta tick vào “Allow only
this type of editing in the document:” và mục danh sách xổ xuống ta chọn No changes (Read only).
-Bước 3:
Bấm chọn nút lệnh “Yes, Start Enforcing
Protection”, Word sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu: (hình 1.33)
Sau khi bấm chọn
OK, tài liệu đã được bảo vệ người sử dụng muốn chỉnh sửa tài liệu này thì phải
nhập mật khẩu.
Để có thể chỉnh
sửa được nội dung tài liệu thì người sử dụng bắt buộc phải chọn nút “Stop Protection” (hình 1.34):
Nếu không thấy
màn hình Stop Protection như trên thì ta vào ngược lại bước mở chức năng
Restrict Editing.
Khi chọn “Stop Protection”, Word
sẽ yêu cầu ta nhập mật khẩu như hình dưới:
Sau khi nhập mật
khẩu và bấm OK thì ta có thể chỉnh sửa tài liệu bình thường, như vậy người sử dụng
chỉ có thể chỉnh sửa được tài liệu khi có mật khẩu cung cấp từ tác giả tài liệu.
Chức năng này rất hay, độc giả nên sử dụng.
Bảng so sánh 3 cấp độ bảo mật ở trên:
|
Kiểu bảo mật |
Cấp độ bảo mật |
Tóm lược |
|
Mark as
final |
Thấp nhất |
Đánh dấu là
tài liệu hoàn chỉnh, nhưng có thể chỉnh sửa dễ dàng. |
|
Restrict
Editing |
Bình thường |
Đánh dấu chỉ
đọc, muốn chỉnh sửa phải nhập mật khẩu. |
|
Encrypt with
Password |
Cao nhất |
Bảo mật ngay
từ đầu, muốn mở tài liệu phải nhập mật khẩu. |