1. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Ngày nay, việc bảo quản
và khai thác tài liệu không chỉ dành cho các tài liệu truyền thống mà còn chú
trọng đến việc bảo quản và khai thác các tài liệu hiện là việc làm hết sức cấp
thiết đối với mỗi các cơ quan thông tin thư viện. Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và
hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu
tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn
trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây
hư hại đến tài liệu. Mặc khác, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu
chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều
ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu.
Bên cạnh đó, bảo quản tài
liệu còn là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá chất lượng hiệu
quả hoạt động của các thư viện. Bảo quản tài liệu tốt không những tiết kiệm
được ngân sách mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của các thư viện. Một
thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, tài liệu quý
hiếm càng nhiều thì việc bảo quản và khai thác càng phải khoa học, quy trình
quản lý càng phải nghiêm ngặt, chặt chẽ.[1]
2.
CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI
THÁC TÀI LIỆU TÀI THƯ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI
2.1 Các
lại hình tài liệu hiện có tại Thư viện Khoa học xã hội
Thư viện Khoa học Xã hội thành phố Hồ Chí Minh
(TVKHXHTP.HCM) là đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ - một cơ
quan nghiên cứu đa ngành ở phía Nam, là nơi tiếp quản và lưu giữ gồm nhiều sách, báo, tạp chí tiếp quản từ Thư viện Khảo cổ, Thư viện
của Viện Geoth (tại Sài Gòn), Thư viện Viện Ngôn ngữ học Mùa Hè (tại Sài Gòn),
Thư viện của Học viện Quốc gia hành chánh (chính quyền Sài Gòn)… và của nhiều
cá nhân gửi tặng.
Nguồn tài nguyên truyền thống của thư viện tương đối
phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. Nguồn sách, báo, tạp chí của thư
viện có khả năng đáp ứng nhu cầu của NDT trên nhiều lĩnh vực: Sử học, Khảo cổ học,
Dân tộc học, Kinh tế học, Luật học, Xã hội học, Triết học, Chính trị học, Văn học,
Ngôn ngữ học, Văn hoá, Giáo dục, Nghệ thuật, Quân sự, Tôn giáo,…Với nguồn tài
nguyên sách thư viện hiện có là 137.306
cuốn. Trong đó, sách tiếng Việt là 69.789 cuốn, sách Latinh là 42.021 cuốn,
Sách Nga là 20.701 cuốn, Sách tiếng Hán, Nhật, Hàn là 4299 cuốn, Sách Hán Nôm
là 496 cuốn; với 219 luận án tiến sĩ,
404 luận văn thạc sĩ và 600 khóa luận tốt nghiệp; Nguồn tài nguyên Báo – Tạp chí thư viện có
135 đầu báo và 1489 đầu tạp chí;.
Bên cạnh các các tài liệu truyền thống, Các tài liệu hiện
đại dưới dạng CSDL thư mục, tài liệu số nội sinh do thư viện số hóa, tài liệu
dưới dạng DVD ngày càng phát triển.
2.2. Thực trạng công tác bảo quản
và khai thác tài liệu tại thư viện KHXH
2.2.1. Thực trạng công tác bảo quản
tài liệu tại thư viện
v Hệ thống và điều kiện môi
trường kho
Thư viện KHXH với nguồn tài liệu truyền thống là các tài
liệu giấy rất phong phú và đa dạng do được tiếp quản từ nhiều thư viện khác nên
việc bảo quản các tài liệu cũng có phần khác biệt. Do đó, thư viện đã tiến hành
bố trí và phân chia các kho lưu trữ cho từng loại tài liệu để thuận lợi cho
công tác bảo quản. Với tổng diện tích sử dụng cho các kho lưu trữ và hoạt động
nghiệp vụ thư viện là khoảng 2138m2: Trong đó, tầng 1 là mơi lữu giữ
báo và tạp chí với diện tích kho là khoảng 200m2; Tầng 2 và tầng lững
bố trí các kho lưu trữ sách với diện tích 600m2, trần cao khoảng
4,5m và được lắp đặt hệ thống quạt và các rèm che nhằm tránh được ánh nắng tác
động trực tiếp vào tài liệu. Tuy nhiên thực tế cho thấy, các kho hiện nay đã xuống
cấp trầm trọng, một số kho ở tầng 2 đã có hiện bong tróc, hoen rỉ và đặc biệt
đã có dấu hiệu thấm nước ở các vách tường và trần kho. Việc thiết kế và xây dựng
các kho còn nhiều hạn chế bất cập, rời rạc, không tập trung. Hầu như các kho không
có hệ thống thông gió và máy hút độ ẩm hay hệ thống điều hòa để kiểm soát độ ẩm
và nhiệt độ. Vì vậy, nhiệt độ trong kho tăng cao, gây khô giòn tài liệu. Mặt
khác, các cửa sổ thiết kế trong kho không có lưới che chắn trước sự xâm nhập của
côn trùng và động vật gây hại đến tài liệu.
v Trang thiết bị và kỷ thuật
bảo quản tài liệu
Hiện tại,
các kho được bố trí các kệ sắt chóng hoen rỉ dùng để sắp xếp tài liệu. Với Báo
– Tạp chí thư viện tiến hành đóng bìa theo định kỳ nhằm thuận tiện cho việc
khai thác cũng như bảo quản dễ dàng hơn. Riêng đối với tài liệu Hán Nôm thì
công tác bảo quản được chú trọng hơn, các tài liệu đã được số hóa để phục vụ
người dùng tin thay vì phải phục vụ bằng bản giấy. Các tài liệu này sau khi số
hóa thì được đóng bìa cứng và cho vào các kết sắt để lưu trữ, đây là loại két
chống cháy, cũng như chống được sự xâm nhập, phá hoại của các loài côn trùng, động
vật gây hư hỏng tài liệu.
Hiện tại
thư viện có hai loại tài liệu chính là giấy và tài liệu điện tử. Tuy nhiên, Thư viện chưa có có bộ phận chuyên
trách thực hiện công tác bảo quản tài liệu nên việc thực hiện các biện pháp kỹ
thuật bảo quản chỉ dừng lại ở việc lau chùi làm vệ sinh các kho, kệ và hút bụi
cho tài liệu. Mặc khác, do hạn chế về mặt nhân lực (hiện chỉ có 1 cán bộ làm
công tác vệ sinh tài liệu) nên việc vệ sinh các kho, kệ và hút bụi cho tài liệu
không được tiến hành một cách thường xuyên. Do đó, nhiều tài liệu đã bị nấm mốc
và côn trùng xâm hại gây hư hỏng khá nặng. Công tác phòng chống mối được quan
tâm và thực hiện khá tốt theo định kỳ 3 tháng/1 lần, Thư viện cho tiến hành
phun thuốc và rắc hóa chất diệt mối mọt ở bên trong kho, dưới các chân kệ và
góc tường. Ngoài ra, Thư viện cũng thường xuyên đặt các bẫy chuột (bẫy lồng, bẫy
keo) trong kho khi phát hiện có sự xâm nhập của loài động vật gặm nhấm này và đạt
hiệu quả cao. Công tác phòng chống cháy nổ được thư viện ưu tiên hàng đầu vì nó
là kẻ thủ nguy hiểm không chỉ tài liệu mà cả cuộc sống con người, thư viện đã lắp
đặt hệ thống báo cháy, tại mỗi kho điều đặt các thiết bị chữa cháy CO2 để can thiệp nhanh khi có hiện tượng cháy nỗ xảy ra.
Một
trong những hạn chế lớn nhất của Thư viện trong việc thực hiện các biện pháp kỹ
thuật bảo quản hiện nay là thực hiện công tác kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ trong
kho. Do việc thiết kế và xây dựng kho không đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật,
cũng như thiếu các trang thiết bị bảo quản nên nhiệt độ và độ ẩm không đảm bảo
cho tuổi thọ tài liệu. Đây là nguyên nhân trực tiếp làm phát sinh nấm mốc và hư
hỏng tài liệu.
Với những
tài liệu điện tử việc bảo quản được thực hiện hết sức nghiêm ngặt. Các dữ liệu
được lưu trên máy chủ để thuận tiện cho việc khai thác, các tài liệu số được
sao lưu vào thiết bị lưu trữ dự phòng để chóng mất dữ liệu. Đồng thời, thư viện
đã tăng cường hệ thống bảo mật như: thiết lập tường lửa (firewall).
Thiết lập chính sách “backup” dữ liệu định kỳ.
v Nhân lực và kinh phí cho bảo
quản tài liệu
Công tác
bảo quản tài liệu phụ thuộc bởi nhiều yếu tố như: không gian, môi trường, thiết
bị và con người. Trong đó, con người có vai trò rất quan trọng trong công tác bảo
quản nguồn tài liệu. Do đó, để làm tốt công tác bảo quản người cán bộ ngoài kiến
thức chuyên môn còn phải có kiến thức về vật lý, hóa học, sinh học,…và các kỹ
năng, kỹ thuật trong thực hành quản bảo tài liệu. Nhưng thực tế cho thấy, thư
viện lại không có cán bộ chuyên tránh cho công tác bảo quản, nên việc bảo quản
tài liệu chỉ dừng ở việc làm vệ sinh kho, và hút bụi tài liệu.
Kinh phí
là một trong những yếu tố quan trọng nhất để thực hiện và duy trì công tác bảo
quản tài liệu trong thư viện. Nguồn kinh phí bảo quản chủ yếu được sử dụng cho
việc đóng tập tài liệu (chủ yếu là báo và tạp chí) hoặc mua các dụng cụ vệ sinh
tài liệu như khăn, giẻ lao,… Tuy nhiên, nguồn kinh phí này không đáng kể (khoảng
30-40 triệu/năm) và phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách của Viện Khoa học xã hội
vùng Nam Bộ.
2.2.2. Thực trạng khai tác tài liệu
tại thư viện
Việc khai thác nguồn nguồn tài nguyên thông tin là hoạt động
rất quan trọng, nó là cầu nói giữa người dùng tin với thư viện. Đồng thời thông
qua hoạt động khai thác giúp chúng ta đanh giá được chất lượng của nguồn tài
nguyên đã phù hợp và đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin hay chưa.
Việc khai thác nguồn tài nguyên của thư viện được tiến
hành: khai thác tại chỗ và khai thác từ xa.
v Khai thác tại chỗ
Thư viện phục vụ người dùng tin từ thứ 2 đến thứ
6 hàng tuần, người dùng tin có thể tìm kiếm và khai thác tài liệu từ 8h đến 17.
Người dùng tin đến thư viện phải xuất trình trình thẻ cho cám bộ thủ thư tại quầy,
thư viện bố trí hai máy tính tra cứu trong việc tra cứu tài liệu. Đối với những
tài liệu từ những năm 2000 trở về trước thì chưa cập nhật lên CSDL, nên người
dùng tin tìm kiếm tài liệu thông qua hệ thống tủ mục lục tại phòng tra cứu. Khi
tìm được tài liệu người dùng tin tiến hành ghi phiếu mượn và đưa cho cán bộ thủ
thư lấy tài liệu.
v Khai thác từ xa
Với người dùng tin không có điều kiện và thời
gian đến thư viện việc khai thác tài liệu thông qua mạng máy tính Internet là sự
lựa chọn tốt nhất. Năm 2014 thư viện đã triển khai mục lục trực tuyến (Opac)
qua địa chỉ:http://opac.libsiss.org.vn:8081/
và xây dựng CSDL số giúp cho người dùng tin tìm kiếm và khai thác dễ dàng, thuận
tiện hơn trong việc tiếp cận nguồn tin. Để khai thác các tài liệu số, mỗi người
dùng tin được thư viện cấp một tài khoản, mật khẩu, để truy cập đến tài liệu số
của thư viện. Nhưng người dùng tin chỉ được quyền xem mà không được chỉnh sửa
và tải tài liệu về.
Ngày ngay, thời đại bùng nổ của Internet và
công nghệ số. yêu cầu có thể khai thác nguồn tài nguyên thông tin mọi lúc, mọi
nơi ngày càng trở nên phổ biến. Vì vậy, thư viện cần tăng cường khai thác nguồn
tài nguyên thông qua mạng máy tính Internet là một xu thế tất yếu, muốn làm được
điều đó thư viện cần tiếp tục cập nhật các biểu ghi thư mục, số hóa nguồn tài
nguyên để phục vụ tốt hơn nhu cầu khai thác của người dùng tin.
TÀI LIỆU
THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Kim Dung. 2006. Bảo quản tài liệu theo phương pháp truyền thống và
hiện đại ở Thư viện Hà Nội. Tạp chí Thư viện Việt Nam, Số 2, Tr. 43-44
2. Đào Thị Linh. 2015.
Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại thư viện Tạ Quan Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, Luận văn thạc sĩ.- H..-
104tr.
3. Trần Minh Nhớ. 2016.
Bảo quản tài liệu Hán Nôm tại thư viện Khoa học xã hội Thành phố Hồ Chí Minh
nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết hiện nay, Thông tin thư viện phía Nam, Số 42,
Tr. 43-55
Nguyễn Văn Sự - Thư viện ĐH Y Khoa PNT